Оптимизация расходов на печать

На сегодняшний день существует две схемы организации печати с целью оптимизации бюджета на печать.

                Первая – покопийный расчет затрат на печать. Позволяет управлять бюджетом организации, но это не оптимизация, а только систематизация процесса.

                Вторая - это когда компания приглашает аутсорсера и тот оптимизирует и денежные ресурсы компании и освобождает время IT-сотрудников на решение профильных задач.

                Организации процесса печати – это глобальный проект. Его внедрение – продолжительный процесс.

                Практика показывает, что согласование договора на аутсорсинг затягивается на 2 месяца, а полный запуск на 3-6 месяцев.

                1 этап: аудит

                Любая работа с покопийным проектом начинается с аудита. На этом этапе оценивается текущий объем печати, как устроена печать у заказчика. Выявляются точки максимально высоких потерь. Выделяются участки, где цена остановки печати слишком высока. Проводится совместная работа аутсорсера и заказчика по изучению сложившейся «культуры печати». Это нужно для того, чтобы в дальнейшем безболезненно для бизнеса внедрить процесс оптимизации.

                Период аудита примерно 3 месяца.

                При выборе периода аудита необходимо учитывать сроки сдачи налоговой отчетности, для выявления пиковых нагрузок на печать.

                Способы аудита

                Первый – ручной. При ручном методе распечатывается страница конфигурации печатающего аппарата. Это самый верный, но не очень удобный способ, а данные, полученные подобным образом, сложно учитывать в автоматическом режиме.

                Второй – автоматический, с использованием специального софта для мониторинга печатающих устройств.

                2 этап: Оценка текущих затрат Заказчика

                Для оценки затрат на офисную печать используется такой показатель, как совокупная стоимость владения печатной инфраструктурой.

                На данном этапе необходимо выявит состав затрат на печать.

                Расходы на печать очень часто даже не попадают в структуру ИТ-бюджетов, поскольку затраты на покупку расходных материалов для печатной техники иногда буквально «размазаны» между другими подразделениями и относятся к операционным расходам этих подразделений.

                Например,

                 - бумагу закупает офис-менеджер или сотрудник отдела АХО;

                - печатающую технику закупает IT-отдел,

                - расходные материалы, картриджи, запчасти для ремонта – приобретает отдел закупок.

                Так же для оценки затрат целесообразно разделит их на две категории: явные и скрытые.

                Явные затраты — это затраты на закупку расходных материалов (картриджи к принтерам, тонеры, барабаны для МФУ и т. п.), на вызов инженеров или оплату труда собственных специалистов, на закупку запасных частей для ремонта устройств, а также на закупку бумаги.                             

                3 этап: Оценка состояния парка копировально-множительной техники Заказчика

Период аудита и обработки информации зависит от количества устройств.

                4 этап – определение текущей стоимости отпечатка и принятие решения.